О простой технике, которая поможет увеличить коэффициент полезного действия в разы, рассказывает Екатерина Беспятых — международный эксперт по тайм-менеджменту для женщин, автор бестселлера "Успеть все. Тайм-менеджмент для женщин".
Сбор данных
Структурирование режима дня можно поделить на этапы. Первый из них – сбор данных. Для этого вам придётся провести довольно кропотливую работу.
– Вам будет нужно завести ежедневник или использовать заметки в телефоне. В течение недели вы будете фиксировать все свои действия от момента пробуждения до отхода ко сну, – говорит эксперт. – Самое важное – отслеживать время, посвящаемое разным занятиям. Также важно отмечать эмоциональное состояние в процессе выполнения каждого дела, оценивать его по 10-балльной шкале. Кстати, имейте в виду: о новой привычке очень легко забыть, поэтому стоит поставить на телефоне будильник, который будет звонить каждый час и напоминать о необходимости записать, на что он был потрачен.
Анализ
В первую очередь нужно обратить внимание на действия, занимающие более 20 минут. Многое зависит от специфики работы, но следует спросить себя: можно ли выполнять их быстрей? Если да, то за счёт каких условий?
– Честно составленный ежедневник наверняка выдаст отвлекающие от дел занятия: например, часы в социальных сетях. Многие не отслеживают, сколько времени проводят, листая ленту, пока не засекут таймер. Разумеется, бесцельный просмотр контента нужно сократить, – говорит эксперт. – Это не значит, что от отдыха в Интернете необходимо отказаться, но важно разделить время, отведённое под релакс, и рабочие часы. Вы удивитесь, насколько проще станет сосредоточиться на профессиональных задачах. А концентрация — залог скорости.
Оптимизация
Когда ежедневник изучен и проанализирован, пора приниматься за финальный этап.
– Работа должна проходить по двум направлениям: сокращение безрезультатного времени до минимума и защита от эмоциональных, интеллектуальных и физических перегрузок, обеспечение стрессоустойчивости, – говорит Екатерина. – Как уже было сказано, нужно исключить из рабочего процесса отвлекающие моменты. Для людей с нормированным графиком это могут быть: зависания в соцсетях, долгие перерывы на чай или кофе, разговоры с коллегами, не имеющие отношения к работе; минуты рассеянности, когда человек просто смотрит в экран/окно/точку на стене. Причины последнего — недосып, стресс, хроническая усталость — нужно установить и устранить. Да, это сложновато, но вы гарантированно оцените результат.
Фрилансеры могут добавить к списку домашние дела, перетягивающие время на себя. Чтобы решить проблему, для быта нужно выделить конкретные часы, не пересекающиеся с профессиональной деятельностью: хаотичное переключение внимания идёт в ущерб всем сферам жизни.