Техника "Фотография дня" всерьёз повысит вашу эффективность во время рабочего процесса

О том, чтобы в сутках было не 24 часа, мечтают многие. На самом деле дело не в длине рабочего дня, а в том, как он организован
Техника "Фотография дня" всерьёз повысит вашу эффективность во время рабочего процесса
shutterstock.com / Copyright (c) 2020 Halfpoint/Shutterstock. No use without permission.
Порой на работе очень сложно сосредоточиться.

О простой технике, которая поможет увеличить коэффициент полезного действия в разы, рассказывает Екатерина Беспятых — международный эксперт по тайм-менеджменту для женщин, автор бестселлера "Успеть все. Тайм-менеджмент для женщин".

Сбор данных

Структурирование режима дня можно поделить на этапы. Первый из них – сбор данных. Для этого вам придётся провести довольно кропотливую работу.

– Вам будет нужно завести ежедневник или использовать заметки в телефоне. В течение недели вы будете фиксировать все свои действия от момента пробуждения до отхода ко сну, – говорит эксперт. – Самое важное – отслеживать время, посвящаемое разным занятиям. Также важно отмечать эмоциональное состояние в процессе выполнения каждого дела, оценивать его по 10-балльной шкале. Кстати, имейте в виду: о новой привычке очень легко забыть, поэтому стоит поставить на телефоне будильник, который будет звонить каждый час и напоминать о необходимости записать, на что он был потрачен.

Порой недосып или усталось заставляют нас попросту "зависать" над работой
shutterstock.com / Copyright (c) 2016 PKpix/Shutterstock. No use without permission.
Порой недосып или усталось заставляют нас попросту "зависать" над работой

Анализ

В первую очередь нужно обратить внимание на действия, занимающие более 20 минут. Многое зависит от специфики работы, но следует спросить себя: можно ли выполнять их быстрей? Если да, то за счёт каких условий?

– Честно составленный ежедневник наверняка выдаст отвлекающие от дел занятия: например, часы в социальных сетях. Многие не отслеживают, сколько времени проводят, листая ленту, пока не засекут таймер. Разумеется, бесцельный просмотр контента нужно сократить, – говорит эксперт. – Это не значит, что от отдыха в Интернете необходимо отказаться, но важно разделить время, отведённое под релакс, и рабочие часы. Вы удивитесь, насколько проще станет сосредоточиться на профессиональных задачах. А концентрация — залог скорости.

Оптимизация 

Когда ежедневник изучен и проанализирован, пора приниматься за финальный этап. 

 – Работа должна проходить по двум направлениям: сокращение безрезультатного времени до минимума и защита от эмоциональных, интеллектуальных и физических перегрузок, обеспечение стрессоустойчивости, – говорит Екатерина. – Как уже было сказано, нужно исключить из рабочего процесса отвлекающие моменты. Для людей с нормированным графиком это могут быть: зависания в соцсетях, долгие перерывы на чай или кофе,  разговоры с коллегами, не имеющие отношения к работе; минуты рассеянности, когда человек просто смотрит в экран/окно/точку на стене. Причины последнего — недосып, стресс, хроническая усталость — нужно установить и устранить. Да, это сложновато, но вы гарантированно оцените результат.

Порой мы сами не замечаем, сколько времени у нас уходит на разговоры с коллегами на посторонние темы.
shutterstock.com / Copyright (c) 2020 fizkes/Shutterstock. No use without permission.
Порой мы сами не замечаем, сколько времени у нас уходит на разговоры с коллегами на посторонние темы.

Фрилансеры могут добавить к списку домашние дела, перетягивающие время на себя. Чтобы решить проблему, для быта нужно выделить конкретные часы, не пересекающиеся с профессиональной деятельностью: хаотичное переключение внимания идёт в ущерб всем сферам жизни.